Program ESTIMA Kancelaria wpomaga pracę sekretariatu Urzędu jak również Wydziałów Architektury, Ochrony Środowiska lub na przykład Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego.

Jest to aplikacja zintegrowana funkcjonalnie z programami ESTIMA Architektura lub ESTIMA PINB. Program ESTIMA Kancelaria korzysta ze wspólnej bazy danych wszystkich programów z rodziny ESTIMA, co ułatwia wymianę danych między nimi (dane osobowe, dane ewidencyjne działek itd.).

Każdy dokument, zarówno wpływający z zewnątrz jak i wychodzący z Wydziału, jest rejestrowany i może być w każdej chwili odnaleziony dzięki funkcjom wyszukiwania (np. po wnioskodawcy, adresie inwestycji, numerze wniosku itp.). Dokumenty mogą także być filtrowane m.in. według daty wpływu, gminy, rodzaju pisma. Ponadto można ograniczyć zakres wyświetlania dokumentów do jednego roku, kwartału, gminy itd.

Po wpłynięciu wniosku i jego zarejestrowaniu, sekretariat może przekazać go dalej – do właściwego użytkownika jednego z programów ESTIMA, który będzie zajmował się daną sprawą. Sekretariat ma wgląd w tok sprawy i może udzielić informacji na temat jej zaawansowania. Kolejne wpływające z zewnątrz dokumenty, jeżeli dotyczą sprawy założonej wcześniej, zostaną do niej dołączone, tak aby użytkownik programu np. ESTIMA Architektura widział jakie pisma z zewnątrz są dodawane do sprawy i mógł monitorować prowadzone postępowanie.

Program ESTIMA Kancelaria umożliwia także tworzenie korespondencji seryjnej, generowanie pism tworzonych przez sekretariat, wydruk rejestru kancelaryjnego oraz innych wykazów pism przychodzących i wychodzących a także wykresów obrazujących ilość przetwarzanych dokumentów. W bazie danych rejestrowana jest historia zmian poprzez zapisywanie kto, kiedy i co modyfikował w dokumentach.

W wersji standardowej program posiada dwa rejestry – Pisma przychodzące i Pisma wychodzące ale użytkownik ma możliwość dodania dowolnego rejestru i nazwania go według własnego uznania.

W ciągu najbliższych miesięcy przewidujemy dalszy rozwój programu, który będzie umożliwiał między innymi składanie wniosków i śledzenie przebiegu sprawy przez Internet.

Program ESTIMA Kancelaria może działać samodzielnie ale pełne wykorzystanie jego funkcjonalności jest możliwe tylko z programami ESTIMA Architektura, ESTIMA PINB